Основное правило — выбросить все. Мари Кондо объясняет, как навести порядок в документах

Основное правило в работе с бумагами — выбросить все. У моих клиентов всегда бывает ошарашенный вид, когда я это говорю. Конечно же, я не имею в виду, что нужно уничтожить все бумажные документы подчистую. Я просто пытаюсь донести до собеседника, какая железная решимость нужна, чтобы отобрать только те документы, которые действительно абсолютно необходимы, и выбросить все остальное. На рабочем месте ничто так не достает нас, как бумаги, которые, кажется, накапливаются быстрее, чем мы успеваем это осознать. Бумажные листки кажутся такими тоненькими, что мы часто не задумываясь оставляем их у себя. Однако когда приходится их разбирать, этот процесс съедает много времени, потому что нам нужно убедиться, что мы знаем их содержание. Что еще хуже: чем больше бумаг у нас накапливается, тем больше времени требуется на поиски конкретного документа или отчета и тем труднее приводить их в порядок. По этой причине я рекомендую специально выделить время в расписании для наведения порядка в бумажных документах.

Как и при работе с другими категориями, для начала соберите все свои бумаги в кучку и рассмотрите каждую.

Вместо этого вы должны проверить их содержание. Даже письма и документы в конвертах следует вынуть и просмотреть, страницу за страницей, на случай закравшихся в них рекламных листовок или других нежелательных материалов.

Возможно, полезно будет рассортировывать бумаги по категориям, пока вы бегло просматриваете их содержание. Тогда после завершения этого процесса будет быстрее и легче разложить их на нужные места. Бумажные документы можно разделить на три широкие категории: «требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется».

Категория «требующие рассмотрения» включает документы, предусматривающие какие‑либо действия с вашей стороны — например, счета и проектные предложения, на которые необходимо дать отзыв. Я рекомендую хранить их все в одном вертикальном картотечном ящике, пока вы с ними не разберетесь. Тогда они не смешаются с документами из других категорий.

Теперь давайте взглянем на документы, которые мы обязаны хранить. По закону требуется, чтобы мы хранили определенные типы отчетов, банковские выписки, контракты и прочее в течение определенного периода времени вне зависимости от того, радуют они нас или нет. Сортируйте их по категориям и отправляйте на хранение на стеллаж для документов или на полки. Если нет необходимости хранить оригиналы, можно отсканировать их и хранить в электронном виде. В этом случае эффективнее будет складывать такие документы в отдельную стопку и потом отсканировать все в один заход.

Последняя категория — это бумажные документы, которые вы хотите оставить себе по иным причинам. Например, такие, которые вы считаете нужным держать под рукой как справочные, или такие, что действительно радуют вас. Хранить их или нет — этот вопрос целиком и полностью в вашей компетенции. Но поскольку, когда люди держатся за свои вещи «просто так», часто возникает проблема рецидива, учитывайте, что основное правило для бумаг — выбросить все.

Во время уроков наведения порядка, когда клиенту трудно решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я засыпаю его вопросами по поводу каждой бумажки: «Когда вам это понадобится?», «Как давно вы это храните?», «Насколько часто вы это перечитываете?», «Можно ли найти тот же контент в Интернете?», «Вы уже перенесли это в компьютер?», «Возникнут ли у вас проблемы, если вы избавитесь от этого?», «Вы уверены, что это приносит вам радость?».

Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой‑то конкретный документ, не расслабляйтесь. Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие.

Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.

Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе — вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)

Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.

Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся. Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.

Главное — ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой‑либо категории.

Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка. Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным. Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.

Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.

Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать. Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу. Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.

Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся. Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения. Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.