Афиша Daily разобралась в основах Getting Things Done — подходе к управлению делами и одноименной книге («Как привести дела в порядок» в русском переводе), перевернувшей представления о продуктивности в 2001-м и переизданной в 2016-м.

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера — она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем 7 единиц информации, а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций — это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать здесь, и здесь.

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа — это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову — собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их — решить, что с этой информацией делать.

Сделать это.

Это основа GTD и коренное отличие от прочих систем: дело не в управлении временем или задачами, а в организации себя на уровне внутреннего доверия и договоренностей. Подробнее о научной стороне GTD можно узнать здесь.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе — «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» — надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например Wunderlist, Todoist или Omnifocus — последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры — ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных

2. Обработка

Обычно информация поступает к нам на протяжении всего дня, но обрабатывать ее кому-то удобнее утром, делать обзор — вечером и так далее. Аллен в целом рекомендует разделять во времени эти этапы. Сам процесс обработки информации состоит из последовательных ответов на вопросы.

«Что это?» (определение типа информации — задачи, заметки или идеи).

«Требует ли это действий сейчас?» Часть информации вовсе не предназначена для работы, ее просто стоит выбросить. Другую часть нужно поместить в систему, чтобы освободить от нее сознание.

Если действий не требуется и информация не нужна, просто избавляемся от нее.

Если действий не требуется, но информация нужна, то откладываем ее, чтобы вернуться позже. Для этого GTD предлагает создать папку «Когда-нибудь/Возможно», в которую отправляются все планы на будущее — от списков книг, фильмов и мест для путешествий до списка возможных рабочих и семейных проектов.

Другой вариант: мы сохраняем информацию как справочную — для наших дальнейших действий и проектов. Для этого подойдут как хорошо известные варианты, вроде Dropbox и Google Drive, так и новые инструменты вроде Notebook.

Если действие необходимо, ключевой вопрос: «Каково следующее действие?» Вы либо выполняете его сразу, если оно занимает не больше 2 минут (5, а может, и 10 — решать вам), либо делегируете более подходящему человеку и помещаете в список «Лист ожидания».

Если действию необходимо присвоить точную дату, отправляйте его в «Календарь» (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook — самые очевидные). Действия без срока идут в список «Следующие действия», что, по сути, представляет собой список задач в вашем таск-менеджере или блокноте.

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» — это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи

3. Организация

В результате обработки получается несколько категорий хранения, которые и образуют вашу систему.

Списки активных действий: календарь (для действий с точным сроком) и список задач — в таск-менеджере/блокноте.

Список проектов — задач, требующих более одного действия для выполнения (большинство таск-менеджеров имеют несколько уровней задач, подразумевающих и уровень проектов, однако поможет и просто список — индекс проектов), и справочные материалы к ним — в любом удобном и доступном хранилище.

Список «Лист ожидания» — для задач, требующих вашего внимания, а не участия. А также установленные напоминания для задач, которые станут актуальными в определенный момент в будущем — функция напоминания также доступна в большинстве приложений для задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно» — для задач, которые могут стать актуальными в будущем: по сути, список всего, что вы бы хотели сделать, но не делаете это сейчас.

4. Обзор

После сбора, обработки и организации у вас на руках появились готовые алгоритмы действий по актуальным для вас областям. Чтобы поддерживать актуальность системы, ее необходимо просматривать время от времени — в первую очередь, «Календарь» и «Список задач», а также «Список проектов», «Лист ожидания» и «Список возможных дел». Просматривайте все планы и списки еженедельно, это придаст ощущение целостности картины и ясности ума: так вы ничего не упустите и сосредоточитесь на главном.

5. Выполнение

В управлении рабочим процессом важно правильно расставить задачи по приоритету. Чтобы разобраться, что и когда стоит делать, Аллен советует придерживаться трех моделей поведения.

Присваивайте задачам определенные критерии: контекст (например, по месту: дом, офис, магазин; или характеру работы: звонки, встречи — и так далее); доступное время; доступная энергия; ваши личные приоритеты.

Понятие «работа» обычно подразумевает одно из трех: вы делаете то, что запланировали, либо вы планируете работу, либо выполняете задачи по мере ее возникновения. Если вы в какой-то момент застряли, попробуйте оценить, что конкретно из перечисленного вы сейчас делаете и что стоит сделать.

Начинать работу стоит снизу вверх, продвигаясь от целей низкого порядка к более высоким. Сначала займитесь текущими делами, затем — зонами ответственности и внимания (семья, работа, здоровье, друзья). Теперь можно браться за планы на 1–3 года вперед, после — за перспективу на 5 и более лет. Последний этап — оценка своей миссии и принципов. Так шаг за шагом вам будет проще прояснить все свои дела.

Как спланировать так, чтобы все точно получилось

Дэвид Аллен также предлагает модель планирования из пяти шагов, основанную на интуитивно понятных этапах. Они помогут увязать развитие отдельных тем и проектов в единое целое.

Определите цели и принципы. Ответьте на вопрос: «Зачем?» Ради чего что-либо нужно предпринять? Например, ваша цель — хорошо провести пятничный вечер, чтобы отдохнуть после рабочей недели. Принципом может быть как проведение вечера с друзьями, так и отдых в одиночестве.

Определите результат. Ответите на вопрос: «Что?» Как только цель ясна, важно понять, в какой именно форме она будет достигнута. Попробуйте визуализировать результат, например, представьте идеальный вечер в баре с друзьями или дома с книгой.

Проведите мозговой штурм. Ответьте на вопрос: «Как?» Определив результат, важно получить как можно больше его вариантов. Чем больше опций, тем более ясно вы сможете представить, чего хотите. Проверьте список любимых мест или список книжных новинок.

Организуйте полученные идеи. Если предыдущий этап помог создать разнообразие, то на этапе организации необходимо структурировать идеи и провести выбор. Возможно, вы остановились на двух-трех вариантах для вечера с друзьями и в итоге выбрали один, устраивающий всех.

Определите следующие действия. Это простой этап, занимающий секунды, однако именно его зачастую не хватает, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки. Выбрав место для встречи с друзьями, стоит позвонить и заказать столик. Выбрав книгу, стоит проверить ее в местном книжном, купить ее электронную версию.

Ключевые принципы GTD

Система может быть слишком комплексной или, наоборот, предельно простой — все зависит от ваших целей. Вышеперечисленные советы могут показаться чересчур сложными, но ключевых принципов всего три, и они очень просты.

Выработайте привычку собирать незавершенные дела и внутренние обязательства — это освобождает ваше сознание.

Настройтесь определять конечный результат. Это сокращает время и энергию, необходимые для его достижения, а также освобождает сознание от давления из-за неопределенности.

Определяйте предстоящие действия. Это занимает секунды и помогает достигать результат. В действительности мы никогда за один присест не делаем проект целиком. Мы определяем и решаем небольшие шаги и именно на уровне следующих действий продвигаемся к цели.